Los cambios en el entorno de las organizaciones y las diferentes acciones que toman las entidades, en busca de sobrevivir en el mercado, hacen imprescindible que el Auditor Interno asuma una posición estratégica para el cumplimiento de la misión de la Auditoría Interna, establecida por el Instituto de Auditores Internos Global, IIA por sus siglas en inglés, como:
Mejorar y proteger el valor de la organización proporcionando aseguramiento, asesoría y análisis con base en riesgos.
Este mejoramiento y protección que indica la misión, debe provocar en la Auditoría un estado profundo de reflexión sobre cuatro preguntas fundamentales:
- ¿Estamos haciendo nuestras funciones de la manera correcta?
- ¿Estamos llegando a los resultados esperados?
- ¿Nuestra organización está obteniendo beneficios?
- ¿Cómo podemos mejorar?
Con el fin de abordar este tema, a continuación me refiero a cuatro puntos en los cuales las Auditorías deben trabajar para alcanzar con éxito el cumplimiento de la Misión y poder contestar satisfactoriamente las preguntas que se citaron anteriormente.
Siga las reglas.
Los auditores deben cumplir con las normas, principios y estándares para la práctica profesional de la auditoría interna; así como con el código de ética establecido por el IIA y cualquier otra regulación interna o externa vinculada. Lamentablemente las estadísticas reveladas por el IIA de los resultados de la encuesta relacionada con el futuro de las normas de Auditoría practicada en el año 2015, nos indican que apenas el 50% de las Auditorías cumplen en su totalidad con los estándares profesionales y casi una cuarta parte de los auditores internos se considera debajo del nivel competente en la aplicación de estos estándares.
Esta situación desfavorece significativamente el valor agregado que están llamados a dar los auditores internos para fomentar mejoras a los procesos operacionales, bajo una estandarización apropiada del trabajo de auditoría, alineada a las mejoras prácticas. Al respecto la Norma 2000 Administración de la Actividad de Auditoría Interna indica que: El director ejecutivo de auditoría interna debe gestionar efectivamente la actividad de auditoría interna para asegurar que añada valor a la organización.
Póngase al día.
Tal como se indicó al inicio los cambios constantes en las industrias provocan que los conocimientos de los auditores requieran una actualización permanente, ya que los riesgos varían por muchas razones entre ellas, en función a las decisiones que tome la Alta Dirección de las organizaciones. Esto puede provocar que existan limitaciones de capacidad que afecten la planificación de las auditorías, y posiblemente se realicen labores solamente en los campos donde se tiene competencia. Por esto, es de suma importancia que los riesgos sean los que impulsen el alcance de auditoría e impulsen también las competencias del personal. Parte de los retos actuales en materia de habilidades blandas y duras está: el pensamiento innovador, la comunicación asertiva, el análisis de datos, la ciberseguridad, el conocimiento de indicadores de fraude y anticorrupción, la auditoría de la cultura, entre otros. En este sentido, es crucial el desarrollo de una estratégica de talento que garantice el flujo adecuado de personal calificado mediante la adopción o actualización de conocimientos que permitan el cierre de brechas en este campo. Al respecto la Norma 1230 Desarrollo profesional continuo establece: Los auditores internos deben incrementar sus conocimientos, habilidades y demás competencias a través del desarrollo profesional continuo.
Otro elemento fundamental para el Director de Auditoría Interna, es la incursión en capacitación no convencional, incluido coaching individual, coaching de equipo, universidad corporativa y las oportunidades de aprendizaje auto dirigido o de alto impacto que ejercen influencia cuando se trata de reclutar y retener funcionarios.
Innove.
Tal como lo indica el Kenneth P. Morse, Director del Centro de Emprendedores del Instituto de Tecnología de Massachusetts en USA, por sus siglas en inglés MIT, en la Revista EOI – Innovación, las empresas tienes dos opciones “Innovar o morir”; esta frase aplica también para la Auditoría Interna, tanto así que los auditores internos deben dedicar tiempo y esfuerzo para desafiarse a sí mismos y buscar oportunidades para innovar. Para ello, es importante hacernos las siguientes consultas: ¿Dónde podríamos ser más eficientes?, ¿Qué no estamos cubriendo tan bien como nos gustaría?, ¿Qué es difícil de hacer en este momento para cumplir con las expectativas de nuestros grupos de interés y cumplir con nuestro mandato?; la clave de la innovación es convertir las respuestas a estas preguntas en acciones, entendidos que la innovación no será un camino libre de tránsito, sino que nos veremos enfrentando retos importantes; por tal razón se requiere de análisis exhaustivos de opciones, convencimiento de la Alta Dirección, inversión de recursos económicos y la definición de un indicadores de retorno.
En la actualidad existen diferentes marcos de gestión de innovación entre ellos la gamificación, desing thinking, thinking hats o vuca; pero más importante que esto, es el no desanimarse; ya lo dice D. kelley, el CEO de la empresa IDEO experimente, falle y aprenda; lo que debemos procurar, es identificar el fracaso lo más pronto posible para no hacer una inversión importante de tiempo y dinero. En principio la innovación no debe ser costosa, por ello se recomienda el diseño de prototipos a bajo costo que permitan ser evaluados antes de su puesta en marcha; estos prototipos pueden ser elaborados con materiales que no requieran mayor inversión económica, por ejemplo en papel, diagramas, programas ofimáticos u otros.
Sin duda alguna, la innovación está estrechamente relacionada con el valor.
Evalúe su desempeño.
Esto es indispensable para el mejoramiento de la auditoría y de sus miembros, ya que la evaluación continua permite identificar logros, brechas y oportunidades de mejora, para ellos existen seis áreas que el Director de Auditoría Interna debe prestar atención en las evaluaciones:
- El establecimiento de un programa de aseguramiento y mejora de la calidad.
- El análisis de que los recursos de auditoría interna sean apropiados, suficientes y se desplieguen efectivamente para lograr el plan aprobado.
- El establecimiento de planes de trabajo basados en el riesgo para determinar las prioridades de la actividad de auditoría interna, de acuerdo con los objetivos de la organización y en apego con el plan estratégico de la Auditoría.
- La definición de metodologías, políticas y procedimientos para guiar la actividad de auditoría interna.
- El establecimiento de indicadores de gestión que permitan el monitoreo constante de los resultados con base en los objetivos estratégicos, tácticos y operativos, obtenidos por la Auditoría, para la toma de decisiones y rendición de cuentas ante la Alta Dirección.
La construcción de un modelo de desempeño es un proceso esencial para validar y mejorar continuamente la actividad de auditoría interna, demostrando el valor según lo definido con las partes interesadas y mediante la ejecución de un ciclo continuo de aprendizaje y mejoramiento, que considere: la definición de objetivos específicos y entregas, el análisis de la gestión de auditoría e información, la comparación de resultados esperados versus reales y la definición e implementación de mejoras.
Tal como se indica en el libro Nudge, muchas veces requerimos de un pequeño empujón, para modificar nuestro comportamiento y permitirnos tomar decisiones que nos beneficien a largo plazo. Espero profundamente que demos este paso o empujemos suavemente a nuestros líderes para alentarlos a la mejora continua del ejercicio de nuestra profesión.
Estos cuatros elementos, descritos en este artículo, pueden hacer que su Auditoría Interna se distinga de las demás, aportando un cambio significativo en la agilidad de las labores que coadyuvan en el cumplimiento de la Misión de Auditoría.
Los cuatro puntos a considerar para una auditoría efectiva son una realidad necesaria, pero….
En cuanto a seguir las reglas:
¿qué hacer cuándo no se siguen las reglas, cuando los estilos de dirección son disímiles y quieren imponerlo a pesar de existir un direccionamiento de la función establecido mediante métodos, procedimientos, normativa?
¿qué hacer cuándo se toman decisiones paliativas en lugar de decisiones que afronten los problemas y generen un verdadero cambio?
En cuanto a ponerse al día:
¿qué hacer cuando el personal no se apunta o no le interesa auto capacitarse, actualizarse, cuando no quiere dar la milla más?
Lo anterior incide también en la evaluación del desempeño.
Los cuatro puntos a considerar para una auditoría efectiva y que genere valor agregado, necesariamente debe ir acompañada de una toma de decisiones oportuna y, en algunos casos, radicales, para empujar el cambio y el logro de sus objetivos.