A nivel nacional, el tema de servicios preventivos de asesoría y advertencia se plantea en la Ley General de Control Interno, Ley 8292 la cual dispone en el artículo 22 inciso d), que el auditor interno debe asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
A nivel internacional, el Instituto Internacional de Auditores Internos señala que estos “son por naturaleza consejos, y son desempeñados, por lo general, a pedido de un cliente”.
Lo anterior evidencia que la auditoría interna ha sido concebida para prevenir, asistir y asesorar a la administración, tomando como referencia el logro de los objetivos institucionales, a través de análisis, valoraciones y las recomendaciones que emita; de esta forma, agrega valor y proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación de la administración se realiza conforme a las sanas prácticas y al marco legal y técnico.
Es decir, a través del servicio preventivo de asesoría, la auditoría interna provee al jerarca y a quién estime conveniente entre otros, criterios, opiniones, sugerencias, consejos u observaciones; en temas que son de su competencia; los cuales sirven de insumo a la administración para tomar decisiones de forma más apropiada, puesto que para emitirlos, se debe considerar el ordenamiento jurídico y técnico; además, conlleva elementos de independencia y objetividad, que los hace más sólidos y creíbles; a su vez, puede desarrollar posteriormente estudios relacionados con los asuntos asesorados.
Por otro lado, la razón de ser de la advertencia es alertar a los órganos pasivos sobre posibles infracciones cometidas tras incumplir alguna norma del ordenamiento jurídico, lo cual puede causar una afectación negativa a la gestión de la institución, al exponerla ante un riesgo.
De hecho, la advertencia según la Contraloría General de la República (2009), “Es un servicio dirigido a los órganos sujetos a la competencia institucional de la auditoría interna, y consiste en señalar los posibles riesgos y consecuencias de determinadas conductas o decisiones”; por lo tanto, es un instrumento de la Unidad de Auditoría Interna (UAI) para avisar cuando sea conocimiento de esta, algún posible efecto negativo por actuación del órgano pasivo.
Así las cosas, los auditores internos tienen la responsabilidad de brindar el debido seguimiento de los servicios preventivos, aún más de las advertencias. De ahí la importancia de que las UAI le den prioridad a confrontar y analizar las acciones de la administración sobre las advertencias, a efectos de resguardar a la organización de vulnerabilidades que se pueden dar.
A propósito de este ítem, la Contraloría General de la República (2012) sugiere: “Llevar un registro de las asesorías prestadas por la Auditoría interna, tanto verbalmente como por escrito, que evidencie el uso de tiempo y recursos correspondientes”,
Al respecto, se considera como una utilidad de los servicios preventivos la detección temprana de riesgos, de lo cual The Institute of Internal Auditors (2017) indica “la auditoría interna identifica los riesgos que pueden impedir que una organización alcance sus objetivos, alerta a los líderes sobre dichos riesgos y recomienda, de manera proactiva, mejoras para ayudar a reducir los riesgos”.
Como se puede observar, se propicia la evaluación de riesgos, es decir las vulnerabilidades de la organización que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales, a través de la asesoría y advertencia; esto les permite prevenir y brindar insumos a la administración para que conozca dichas vulnerabilidades y las atienda, de modo que se reduzca el impacto negativo en caso de ocurrir una situación o un evento que afecte la gestión institucional.
Las temáticas que las UAI pueden abordar en el estudio de servicios preventivos se visualizan en áreas multidisciplinarias y responden a las necesidades tanto de la institución como de la sociedad, pues se espera que dichos servicios generen valor público y organizacional.
Por consiguiente, se recomienda lo siguiente en los servicios preventivos:
En cuanto a la metodología utilizada en las UAI
- Fomentar la utilización de un instrumento de gestión que contenga tareas concretas y específicas para realizar servicios preventivos de asesorías y advertencias en la UAI.
- Planificar metas a mediano plazo en lo que resulte procedente, para la prestación de
servicios preventivos de asesorías y advertencias.
- Mantener la buena práctica de considerar las solicitudes de asesoría que realiza el jerarca de la institución, en cumplimiento de lo normado por la CGR.
- Expandir la práctica de realizar de manera escrita los servicios preventivos, de modo que quede debidamente documentado el trabajo del auditor.
- Llevar un registro de los servicios preventivos brindados, en el que se evidencie el tiempo y recursos utilizados.
- Fomentar la buena práctica de darle seguimiento a las acciones tomadas por la administración, respecto a asuntos objeto de advertencia.
Para finalizar también sería adecuado tomar acciones para enfrentar las posibles dificultades que se presenten al atender este tipo de servicios preventivos, ejecutando las siguientes acciones:
- Incorporar dentro de las prácticas de planificación de los servicios preventivos, las temáticas de administración, operación, modelos de control, previsión de riesgos, presupuesto, contratación administrativa, aspectos sustantivos, entre otros que le son de su competencia; con el propósito de garantizar una idoneidad profesional que, como profesionales a cargo de la auditoría interna, pueden ofrecer a través de estos servicios.
- Expandir UAI la práctica de establecer acciones para que estas ganen y establezcan credibilidad en sus organizaciones a través de la prestación de los servicios preventivos; por ejemplo, brindar servicios con profesionalismo, cumplimiento con las normas y principios éticos como la integridad, objetividad, independencia y competencia; y, estar comprometidos con su labor para garantizar ser asesores de confianza en la organización en la que se desempeñan.
- Continuar fomentando la práctica de gestionar el otorgamiento de recursos para la capacitación y actualización del personal en los temas que abordan los servicios preventivos. Al respecto, la capacitación debe ser permanente y con un enfoque de mejora continua para que la profundidad y alcance de las revisiones sean efectivas, y garanticen razonablemente el control de las operaciones y el resguardo de los intereses organizacionales.
